Personalstammblatt

---

---

---

---

---

---

---

Wie schreibt man ein Personalstammblatt

Ein Personalstammblatt ist ein wichtiges Dokument, das alle relevanten Informationen über einen Mitarbeiter enthält. Es dient als Nachweis für die Beschäftigung und enthält wichtige Informationen wie den Namen, die Kontaktdaten, die Sozialversicherungsnummer, das Datum des Eintritts und andere relevante Daten.

1. Die richtige Formatierung

Um ein ordentliches Personalstammblatt zu erstellen, ist es wichtig, eine klare Formatierung zu verwenden. Verwenden Sie Überschriften, Absätze und Listen, um die Informationen übersichtlich darzustellen.

2. Die Überschrift

Beginnen Sie das Personalstammblatt mit einer Überschrift, in der der Name des Mitarbeiters und seine Personalnummer angegeben werden. Die Personalnummer ist wichtig, um den Mitarbeiter eindeutig zu identifizieren.

3. Persönliche Informationen

Nach der Überschrift sollten Sie die persönlichen Informationen des Mitarbeiters angeben, wie Name, Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Diese Informationen sind wichtig, um den Mitarbeiter zu kontaktieren.

4. Kontodaten

Geben Sie die Bankverbindung des Mitarbeiters an, einschließlich der Bankdaten und der Kontonummer. Diese Informationen sind wichtig, um die Vergütung des Mitarbeiters zu überweisen.

5. Sozialversicherungsnummer

Fügen Sie die Sozialversicherungsnummer des Mitarbeiters hinzu. Diese Nummer wird vom Arbeitgeber benötigt, um die Sozialversicherungsbeiträge zu berechnen und abzuführen.

6. Anstellungsdaten

Geben Sie das Datum ein, an dem der Mitarbeiter eingestellt wurde. Fügen Sie auch Informationen über die Position, die Abteilung und den Vorgesetzten des Mitarbeiters hinzu.

7. Arbeitszeit

Geben Sie die Arbeitszeit des Mitarbeiters an, einschließlich der regulären Arbeitszeiten, Überstundenregelungen und der Pausen.

8. Urlaubs- und Krankheitstage

Notieren Sie die Urlaubs- und Krankheitstage des Mitarbeiters. Dies ist wichtig, um die Anwesenheit und die Ansprüche auf Urlaub und Krankheit korrekt zu verwalten.

9. Schulung und Weiterbildung

Halten Sie Informationen über Schulungen und Weiterbildungen des Mitarbeiters fest. Notieren Sie das Datum der Schulung, den Inhalt und die ausgestellten Zertifikate.

10. Änderungen der Beschäftigungsbedingungen

Wenn es Änderungen der Beschäftigungsbedingungen gibt, wie z.B. Gehaltserhöhungen, Stellenwechsel oder Änderungen der Arbeitszeit, notieren Sie diese in einer separaten Rubrik.

11. Sonstige Informationen

Verwenden Sie eine separate Rubrik für sonstige Informationen, wie z.B. Lob oder Beschwerden des Mitarbeiters oder sonstige relevante Informationen.

12. Unterzeichnung

Am Ende des Personalstammblatts sollte Platz für die Unterschrift des Mitarbeiters und des Vorgesetzten sein. Dadurch wird bestätigt, dass die Informationen korrekt und vollständig sind.

Zusammenfassung

Ein Personalstammblatt ist ein wichtiges Dokument zur Verwaltung von Mitarbeiterinformationen. Es sollte alle relevanten Informationen enthalten, wie persönliche Daten, Kontodaten, Sozialversicherungsnummer, Anstellungsdaten, Arbeitszeit sowie Informationen zu Urlaub, Krankheit und Schulung. Eine klare Formatierung und die Unterzeichnung des Mitarbeiters und des Vorgesetzten sind ebenfalls wichtig.

---

---

FAQ Personalstammblatt

Frage 1: Was ist ein Personalstammblatt?

Antwort: Ein Personalstammblatt ist ein Dokument, das alle wichtigen Informationen zu einem Mitarbeiter enthält, wie persönliche Daten, Beschäftigungsverhältnis, Gehalt, Urlaubsanspruch und andere relevante Informationen.

Frage 2: Warum ist ein Personalstammblatt wichtig?

Antwort: Ein Personalstammblatt dient als zentrale Datenquelle für das Personalmanagement. Es ermöglicht die schnelle und einfache Erhebung und Aktualisierung von Mitarbeiterinformationen, was für verschiedene Personalprozesse, wie Gehaltsabrechnung, Urlaubsplanung und Leistungsmanagement, unerlässlich ist.

Frage 3: Welche Informationen sollten in einem Personalstammblatt enthalten sein?

Antwort: Ein Personalstammblatt sollte folgende Informationen enthalten:

• Name und Kontaktdaten des Mitarbeiters
• Personalausweisnummer oder andere eindeutige Identifikationsnummer
• Angaben zum Beschäftigungsverhältnis, wie Arbeitsvertrag, Arbeitsbeginn und -ende
• Gehaltsinformationen, wie Grundgehalt, Bonuszahlungen und Zusatzleistungen
• Urlaubsanspruch und genommene Urlaubstage
• Angaben zu Schulungen und Weiterbildungen
• Gegebenenfalls Dokumente zur Arbeitsgenehmigung oder anderen erforderlichen Nachweisen

Frage 4: Wie wird ein Personalstammblatt erstellt?

Antwort: Ein Personalstammblatt kann entweder manuell als Papierdokument erstellt oder durch den Einsatz von HR-Software digital verwaltet werden. In beiden Fällen sollten die relevanten Informationen zu jedem Mitarbeiter erfasst und regelmäßig aktualisiert werden.

Frage 5: Was ist bei der Führung eines Personalstammblatts zu beachten?

Antwort: Beim Führen eines Personalstammblatts sollten Datenschutzbestimmungen und andere rechtliche Vorgaben beachtet werden. Es ist wichtig, sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf die Daten haben und diese vertraulich behandeln. Zudem sollten regelmäßige Backups erstellt werden, um Datenverlust zu vermeiden.

Frage 6: Wie kann ein Personalstammblatt effektiv genutzt werden?

Antwort: Ein Personalstammblatt kann für verschiedene Zwecke genutzt werden, wie beispielsweise:

• Gehaltsabrechnung
• Urlaubsplanung und -verwaltung
• Leistungsmanagement
• Nachverfolgung von Schulungen und Weiterbildungen
• Compliance und Arbeitsgenehmigungen

Frage 7: Wie oft sollte ein Personalstammblatt aktualisiert werden?

Antwort: Ein Personalstammblatt sollte regelmäßig aktualisiert werden, insbesondere wenn sich die Mitarbeiterinformationen ändern, wie etwa bei einer Gehaltserhöhung, einer Beförderung oder einem Wohnortwechsel. Ein jährlicher Überblick über alle Mitarbeiterdaten kann ebenfalls sinnvoll sein, um sicherzustellen, dass alle Informationen auf dem neuesten Stand sind.

Frage 8: Wer hat Zugriff auf ein Personalstammblatt?

Antwort: Der Zugriff auf ein Personalstammblatt sollte auf autorisierte Personen beschränkt werden, wie beispielsweise HR-Mitarbeiter und Vorgesetzte. Es ist wichtig sicherzustellen, dass die Daten vertraulich behandelt und vor unberechtigtem Zugriff geschützt werden.

Frage 9: Wie kann ein Personalstammblatt archiviert werden?

Antwort: Ein Personalstammblatt kann entweder als physisches Dokument in Ordnern oder elektronisch in einer sicheren HR-Datenbank archiviert werden. Die gewählte Methode sollte den Datenschutzbestimmungen entsprechen und eine einfache Zugänglichkeit der Daten ermöglichen.

Frage 10: Gibt es gesetzliche Vorgaben für die Führung eines Personalstammblatts?

Antwort: Ja, in vielen Ländern gibt es gesetzliche Vorgaben für die Führung eines Personalstammblatts, insbesondere in Bezug auf den Datenschutz. Es ist wichtig, sich über die rechtlichen Anforderungen in Ihrem Land oder Ihrer Branche zu informieren und sicherzustellen, dass alle Vorgaben erfüllt werden.

Frage 11: Kann ein Personalstammblatt elektronisch unterschrieben werden?

Antwort: Ja, in vielen Ländern ist es möglich, ein Personalstammblatt elektronisch zu unterschreiben. Es gelten jedoch auch hier rechtliche Vorgaben, die eingehalten werden müssen, um die Gültigkeit der elektronischen Unterschrift sicherzustellen.

Frage 12: Wie lange sollten Personalstammblätter aufbewahrt werden?

Antwort: Die Aufbewahrungsfrist für Personalstammblätter kann je nach rechtlichen Anforderungen und Unternehmensrichtlinien variieren. In der Regel sollten Personalstammblätter mindestens für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses und eine gewisse Zeit danach aufbewahrt werden.

---

---

---

Vorlage: Personalstammblatt

Name:

Geburtsdatum:

Geschlecht:

Adresse:

Telefonnummer:

E-Mail-Adresse:

Familienstand:

Kinder:

Staatsangehörigkeit:

Ausbildung:

Berufserfahrung:

Sprachkenntnisse:

Computerkenntnisse:

Führerschein:

Referenzen:

Aktueller Arbeitgeber:

Bisherige Arbeitgeber:

Arbeitsvertrag:

Eintrittsdatum:

Befristet bis:

Arbeitszeit:

Gehaltsvorstellungen:

Arbeitsort:

Arbeitszeugnisse:

Kündigungsfrist:

Notfallkontakt:

Bankverbindung:

Krankenversicherung:

Zusatzversicherungen:

Urlaubsanspruch:

Fortbildungen:

Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen:

Arbeitszeugnisse:

Aktuelle Projekte:

Sonstige Anmerkungen:

Unterschrift:

Datum:

Vorgesetzten-Unterschrift:

Datum:

Personalnummer:

Personalverantwortlicher:

Datum der Bearbeitung:

Grund der Bearbeitung:

Änderungen:

Datum:

Grund:

Unterschrift Personalverantwortlicher:

Datum:

Genehmigung Geschäftsführung:

Datum:

1. Name des Mitarbeiters:
2. Geburtsdatum:
3. Geschlecht:
4. Adresse:
5. Telefonnummer:
6. E-Mail-Adresse:
7. Familienstand:
8. Kinder:
9. Staatsangehörigkeit:
10. Ausbildung:
11. Berufserfahrung:
12. Sprachkenntnisse:
13. Computerkenntnisse:
14. Führerschein:
15. Referenzen:
16. Aktueller Arbeitgeber:
17. Bisherige Arbeitgeber:
18. Arbeitsvertrag:
19. Eintrittsdatum:
20. Befristet bis:
21. Arbeitszeit:
22. Gehaltsvorstellungen:
23. Arbeitsort:
24. Arbeitszeugnisse:
25. Kündigungsfrist:
26. Notfallkontakt:
27. Bankverbindung:
28. Krankenversicherung:
29. Zusatzversicherungen:
30. Urlaubsanspruch:
31. Fortbildungen:
32. Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen:
33. Arbeitszeugnisse:
34. Aktuelle Projekte:
35. Sonstige Anmerkungen:
36. Unterschrift:
37. Datum:
38. Vorgesetzten-Unterschrift:
39. Datum:
40. Personalnummer:
41. Personalverantwortlicher:
42. Datum der Bearbeitung:
43. Grund der Bearbeitung:
44. Änderungen:
45. Datum:
46. Grund:
47. Unterschrift Personalverantwortlicher:
48. Datum:
49. Genehmigung Geschäftsführung:
50. Datum:

• Name des Mitarbeiters:
• Geburtsdatum:
• Geschlecht:
• Adresse:
• Telefonnummer:
• E-Mail-Adresse:
• Familienstand:
• Kinder:
• Staatsangehörigkeit:
• Ausbildung:
• Berufserfahrung:
• Sprachkenntnisse:
• Computerkenntnisse:
• Führerschein:
• Referenzen:
• Aktueller Arbeitgeber:
• Bisherige Arbeitgeber:
• Arbeitsvertrag:
• Eintrittsdatum:
• Befristet bis:
• Arbeitszeit:
• Gehaltsvorstellungen:
• Arbeitsort:
• Arbeitszeugnisse:
• Kündigungsfrist:
• Notfallkontakt:
• Bankverbindung:
• Krankenversicherung:
• Zusatzversicherungen:
• Urlaubsanspruch:
• Fortbildungen:
• Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen:
• Arbeitszeugnisse:
• Aktuelle Projekte:
• Sonstige Anmerkungen:
• Unterschrift:
• Datum:
• Vorgesetzten-Unterschrift:
• Datum:
• Personalnummer:
• Personalverantwortlicher:
• Datum der Bearbeitung:
• Grund der Bearbeitung:
• Änderungen:
• Datum:
• Grund:
• Unterschrift Personalverantwortlicher:
• Datum:
• Genehmigung Geschäftsführung:
• Datum:

---

---