Öffnen – Interne Mitteilung

Vorbereitung:

1. Definieren Sie den Zweck der Mitteilung.
2. Bestimmen Sie die Zielgruppe.
3. Entscheiden Sie über den passenden Kommunikationskanal.
4. Sammlen Sie die relevanten Informationen.

Aufbau:

1. Betreff: Geben Sie einen prägnanten Betreff an.
2. Einleitung: Stellen Sie den Zweck der Mitteilung kurz dar.
3. Hauptteil: Erläutern Sie die Informationen ausführlich.
4. Schluss: Fassen Sie die wichtigsten Punkte zusammen und geben Sie eine Handlungsaufforderung oder einen weiteren Ansprechpartner an.
5. Signatur: Unterschreiben Sie die Mitteilung.

Sprache und Ton:

• Wählen Sie eine klare und prägnante Sprache.
• Vermeiden Sie Fachjargon und Abkürzungen, es sei denn, diese sind für die Zielgruppe verständlich.
• Verwenden Sie eine höfliche und respektvolle Formulierung.

1. Betreff: Eine kurze, prägnante Beschreibung des Inhalts.
2. Datum: Das Datum, an dem die Mitteilung verfasst wurde.
3. Einleitung: Eine kurze Einführung zum Inhalt der Mitteilung.
4. Hauptteil: Der detaillierte Text der Mitteilung.
5. Schluss: Eine Zusammenfassung der wichtigsten Punkte und Handlungsaufforderungen.
6. Signatur: Der Name des Verfassers oder der verantwortlichen Person.

• Verwenden Sie Absätze, um den Text in gut lesbare Abschnitte zu unterteilen.
• Nutzen Sie geeignete Überschriften, um die Struktur der Mitteilung deutlich zu machen.
• Verwenden Sie eine gut lesbare Schriftart und -größe.
• Fügen Sie gegebenenfalls Hervorhebungen, wie fettgedruckte oder kursiv geschriebene Textstellen, hinzu.
• Fügen Sie bei Bedarf Tabellen, Prozessdiagramme oder andere visuelle Elemente hinzu, um komplexe Informationen zu veranschaulichen.

• Wählen Sie einen geeigneten Kommunikationskanal, der von den Empfängern regelmäßig genutzt wird.
• Verwenden Sie eine aussagekräftige Betreffzeile, um das Interesse zu wecken.
• Geben Sie im Text der Mitteilung eine Handlungsaufforderung an.
• Vermeiden Sie zu lange Mitteilungen und fassen Sie die Informationen prägnant zusammen.
• Stellen Sie sicher, dass die Mitteilung an die relevanten Personen oder Abteilungen weitergeleitet wird.
• Senden Sie regelmäßige Erinnerungen oder Rückfragen.

• Änderungen in den Unternehmensrichtlinien oder -verfahren.
• Neue Produkt- oder Serviceankündigungen.
• Aktualisierungen zu Projekten oder Aufgaben.
• Informationen über Schulungen oder Fortbildungen.
• Aufforderungen zur Zusammenarbeit oder Feedback.
• Feierliche Ereignisse oder Veranstaltungen im Unternehmen.
• Wichtige Termine oder Deadlines.

Do’s:

• Halten Sie die Mitteilung klar und sachlich.
• Stellen Sie sicher, dass die Mitteilung an die richtigen Personen weitergeleitet wird.
• Verwenden Sie eine angemessene Sprache und einen höflichen Ton.
• Passen Sie das Format der Mitteilung an den Inhalt und die Zielgruppe an.
• Halten Sie die Mitteilung kurz und prägnant.
• Führen Sie bei komplexen Informationen Visualisierungen ein, um sie verständlicher zu machen.

Dont’s:

• Verwenden Sie keine abschätzigen oder beleidigenden Sprache.
• Teilen Sie keine irrelevanten oder vertraulichen Informationen.
• Schicken Sie keine Mitteilung an Personen, die nicht betroffen sind.
• Verwenden Sie keine komplizierten Fachbegriffe oder Abkürzungen, die die Empfänger nicht verstehen.
• Überladen Sie die Mitteilung nicht mit zu vielen Informationen.
• Veröffentlichen Sie keine interne Mitteilung ohne vorherige Genehmigung der verantwortlichen Stelle.

1. Lesen Sie die Mitteilung sorgfältig und beachten Sie alle wichtigen Punkte.
2. Überlegen Sie, ob eine Antwort erforderlich ist und wenn ja, welchen Inhalt sie haben sollte.
3. Verfassen Sie eine prägnante und respektvolle Antwort. Halten Sie sich an die gleichen Formatierungsrichtlinien wie bei der internen Mitteilung.
4. Senden Sie die Antwort an den Absender oder an die entsprechende Person oder Abteilung.
5. Speichern Sie die Mitteilung und die Antwort für zukünftige Referenzzwecke.

Interne Mitteilung:

• Betrifft Angelegenheiten, die nur die Mitarbeiter oder bestimmte Abteilungen betreffen.
• Verwendet oft eine informellere und direktere Sprache.
• Kommuniziert interne Richtlinien, Änderungen oder Updates.

Externe Mitteilung:

• Betrifft Angelegenheiten, die Stakeholder, Kunden oder andere externe Parteien betreffen.
• Verwendet oft eine formellere und professionellere Sprache.
• Kommuniziert Angebote, Produkte, Dienstleistungen oder andere Informationen an externe Parteien.

• Platzhalter für Betreff, Datum und Name des Verfassers.
• Bereiche für Einleitung, Hauptteil und Schluss.
• Vordefinierte Formatierung, wie Überschriften und Absatzstile.
• Visualisierungselemente, wie Platz für Bilder oder Diagramme.

• Verwenden Sie eine klare und präzise Sprache.
• Vermeiden Sie Fachjargon oder erklären Sie ihn gegebenenfalls.
• Halten Sie Sätze und Absätze kurz und gut strukturiert.
• Verwenden Sie visuelle Elemente, wie Diagramme oder Bilder, um komplexe Informationen zu veranschaulichen.
• Vermeiden Sie übermäßig technische oder spezialisierte Details, die für die Zielgruppe möglicherweise nicht relevant sind.
• Fragen Sie gegebenenfalls Rückmeldungen von Empfängern, um sicherzustellen, dass Ihre Mitteilung verständlich ist.

• Identifizieren Sie die häufigsten Fragen, die Benutzer möglicherweise haben, und stellen Sie sicher, dass diese in den FAQs abgedeckt sind.
• Verwenden Sie klare und präzise Sprache, um die Fragen und Antworten verständlich zu machen.
• Organisieren Sie die Fragen in Kategorien, um die Navigation zu erleichtern.
• Verwenden Sie Tags und Schlagworte, um bestimmte Fragen leicht zu finden.
• Aktualisieren Sie die FAQs regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie aktuell sind.
• Fügen Sie bei Bedarf Links zu weiteren Ressourcen hinzu, um Benutzern zusätzliche Informationen zu bieten.
• Bieten Sie eine Möglichkeit zur Kontaktaufnahme für Benutzer an, die ihre Frage in den FAQs nicht finden können.
• Testen Sie die FAQs mit verschiedenen Benutzern, um sicherzustellen, dass sie effektiv sind.